Solutions Zoom Rooms
Toute la puissance de Zoom Rooms dans votre espace de travail
Lorsque les équipes de Zoom, sous l’égide de leur fondateur Eric YUAN, sortent la solution de salle de réunion Zoom Rooms, le marché de la visioconférence est totalement différent d’aujourd’hui…
A cette époque, pas si lointaine, les équipements de visioconférence sont majoritairement dans les salles de réunion, avec des codecs en H323 (reste même encore du RNIS …). Les leaders du marché à ce moment là sont Polycom (qui deviendra Poly plus tard) et Cisco. Et il est très étrange de penser qu’un simple PC, avec des périphériques USB, permettra de faire la même chose, et avec plus de fonctionnalités, qu’un codec intégré. Et pourtant nous y sommes !!!
L’objectif de Zoom Rooms est d’aller à la simplicité et d’apporter la meilleure expérience utilisateur qui soit. Pour cela, 4 points sont déterminants :
- Vidéo et audio en très haute définition: la vidéo doit être fluide, en HD et permettant aux interlocuteurs distants d’avoir des détails accrus, qu’ils soient sur un PC ou un simple smartphone
- Connexion ultra simple: un simple bouton appelé souvent « click to join » permet de rejoindre une réunion ou d’en créer une avec un seul bouton
- Partage sans-fil: pourquoi utiliser des câbles avec des adaptateurs dans tous les sens ? Zoom intègre nativement la présentation sans-fil depuis n’importe quel outil (PC, Mac, tablette, smartphone)
- Intégration aux calendriers d’entreprise: l’intégration de la salle de visio Zoom Room vous permet de l’inviter directement à votre réunion et donc de réserver la ressource associée
Quelles sont les fonctions disponibles sur Zoom Room ?
Les Zoom Rooms sont des solutions matérielles et logicielles conçues pour transformer des salles de réunion physiques en espaces de collaboration optimisés pour les réunions Zoom. Voici les principales fonctionnalités disponibles :
Gestion des réunions
- Lancer une réunion instantanée ou rejoindre une réunion planifiée en un clic.
- Synchronisation avec les calendriers (Google Calendar, Microsoft Exchange, 365, Zoom Calendar, … etc).
- Afficher les réunions à venir directement sur l’écran de la salle.
- Inviter des participants internes
- Ajouter des participants externes via email ou lien.
Contrôle des périphériques
- Contrôler les mouvements de la caméra (zoom, panoramique, inclinaison) via l’interface tactile.
- Prise en charge des caméras PTZ (Pan-Tilt-Zoom).
- Gérer le volume des microphones et haut-parleurs.
- Suppression automatique du bruit de fond.
- Ecrans multiples possibles : afficher les participants sur un écran et le contenu partagé sur un autre.
Partage de contenu
- Partage d’écran sans fil via l’application Zoom Wireless Share (compatible smartphones, tablettes, ordinateurs).
- Partage filaire en connectant un ordinateur via HDMI ou USB-C.
- Annotations en direct : annoter des présentations, des documents ou le tableau blanc virtuel.
-
Tableau blanc collaboratif : collaborer en temps réel avec des outils de dessin, de texte et de formes.
Collaboration avancée
- Salles de discussion (Breakout Rooms) : diviser les participants en sous-groupes pendant une réunion.
- Enregistrer les réunions localement ou dans le cloud (selon la licence).
- Transcription automatique : générer des sous-titres en direct ou une transcription post-réunion.
-
Mode Orateur/Galerie : afficher l’orateur actif ou toutes les vignettes des participants.
Intégrations et connectivité
- Calendriers : synchronisation avec Google Workspace, Microsoft 365, etc…
- Contrôle à distance : gérer la salle via l’application Zoom sur smartphone ou tablette.
- API et SDK : intégrer des outils tiers (CRM, gestion de salles, etc.).
- Certifications matérielles : compatibilité avec des équipements tiers (Logitech, Poly, Neat, etc.).
Sécurité et administration
- Contrôle d’accès : verrouiller la salle ou exiger un mot de passe pour rejoindre.
- Chiffrement : chiffrement de bout en bout.
- Gestion centralisée : surveiller et configurer les salles via le portail Zoom Portal.
- Mises à jour logicielles automatiques.
- Conformité RGPD et datacenters situés en Europe
Comment intégrer des Zoom Rooms dans vos salles de réunion ?
Zoom rend plus facile l’implémentation de salles de visioconférence : de la petite salle de réunion à la salle de formation en passant par une salle de conseil, Zoom Rooms s’adapte à tous les environnements.
Mais il ne s’agit pas non plus de mettre n’importe quel matériel, sans savoir comment le raccorder et l’optimiser; et encore moins sans connaître les aspects logiciels de la solution Zoom à configurer dans votre espace. Rien de pire pour un utilisateur que d’avoir un équipement à disposition qui ne fonctionne pas correctement ou qui n’est pas adapté à son éco-système.
C’est pour cela que notre service de conseil est là pour vous aider dans cette démarche très importante.
Pour déployer une Zoom Room dans une salle de réunion, respecter les étapes suivantes est primordial :
- Analyser le site, l’environnement global de la salle, visuel et acoustique
- Définir les attentes et les fonctionnalités demandées par les utilisateurs, envisager les évolutions possibles
- Adapter le matériel en fonction des besoins du client, prévoir une pré-configuration
- Déployer la solution, la configurer, configurer toute la partie logicielle dans votre interface d’administration Zoom
- Former les utilisateurs et les administrateurs
Comment fonctionne la licence Zoom Room ?
Dès que vous allez acquérir une licence Zoom Rooms, vous bénéficiez de l’affichage de programmation illimité pour vos salles.
Une solution de programmation de salles de réunion pour une réservation et une utilisation simplifiées des salles (sans frais supplémentaire !).
Affichez les réunions à venir, réservez des salles durant les heures disponibles de la journée et gérer les personnes qui ne sont pas bienvenues dans les salles de conférence :
- Fonctionne avec Zoom Rooms
- Fonctionne avec vos systèmes de salles de conférence existants
- Fonctionne avec les espaces de réunion sans vidéo
Solution rapide de réservation de salles pour les réunions ad-hoc : réservez instantanément une salle aux heures disponibles sans avoir à passer par le système de calendrier sur votre ordinateur de bureau.
Optimisez l’utilisation des salles : la capacité « check-in » de l’Affichage de programmation encourage la ponctualité et évite que les espaces de réunion restent inoccupés. En activant le « check-in » à la salle, l’affichage de programmation débloquera la réservation de la salle si l’utilisateur ne s’enregistre pas sur l’affichage ou utilise une autre fonctionnalité Zoom Rooms. Avec cette solution, terminées les réunions fantômes et les réservations inutiles de salle !
Et savez-vous que vous allez disposer d’une solution d’affichage dynamique également ?
Vous allez pouvoir sublimer vos écrans, dans l’ensemble de vos locaux, et diffuser un contenu attrayant tant à destination de vos clients, qu’en communication interne.
Depuis le portail administrateur de Zoom, vous allez gérer la programmation et contrôler à distance le contenu qui s’affiche sur les écrans.
- Paramètres d’administration basés sur des rôles
- Configurez les hiérarchies pour gérer les écrans à grande échelle
- Programmez le contenu à afficher à des dates et heures précises
Le PLUS : diffusez des webinaires et des réunions via la Signalisation numérique ! Annonces d’entreprise, voeux de la direction, présentation des résultats aux salariés, … etc. Toutes les opportunités de diffusion de vos messages et de votre communication sur tous vos écrans.
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