Assistance à maîtrise d'ouvrage
Gestion de projet audiovisuel, aménagement de l'espace de travail, déploiement de solutions de communication unifiées
L’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) est un service dans le domaine de la gestion de projets. Il s’agit de vous soutenir et vous conseiller (le maître d’ouvrage) dans la réalisation d’un projet dans un des domaines que nous couvrons. Bureau d’études techniques, GéniVision est prestataire d’AMO. Nous aidons nos clients à définir leurs besoins, à rédiger des cahiers des charges, à sélectionner des prestataires, à superviser la mise en œuvre du projet, à gérer les coûts et les délais, ainsi qu’à assurer la qualité du résultat final. L’objectif est d’optimiser la réussite du projet en garantissant que les objectifs de nos clients soient atteints de manière efficace et efficiente.
Les étapes d'une A.M.O
La gestion de projet consiste à planifier, organiser, coordonner et superviser toutes les activités impliquées dans la réalisation d’un projet, que ce soit en termes de déploiement de solutions audiovisuelles, de visioconférence, de téléphonie sur IP ou d’aménagement de salles de réunion. Cette assistance à maîtrise d’ouvrage vise à assurer que le projet est réalisé de manière efficace, dans les délais et en respectant le budget, tout en garantissant la qualité du résultat final.
Voici les principales étapes que nous mettons en place :
- Définition des besoins : comprendre les objectifs du projet et les besoins du maître d’ouvrage pour établir les bases du travail à accomplir.
- Élaboration du cahier des charges : définir précisément les attentes du maître d’ouvrage, les spécifications techniques et les critères de réussite du projet.
- Sélection des prestataires : participer à la sélection des fournisseurs ou entrepreneurs en évaluant leurs propositions et en recommandant les meilleures options. Nos recommandations sont basées sur les aspects fonctionnels et techniques des réponses des soumissionnaires.
- Suivi de la réalisation : surveiller l’avancement du projet, s’assurer du respect des délais et de la qualité, et gérer les éventuels ajustements.
- Gestion des risques : identifier et anticiper les problèmes potentiels, puis mettre en place des mesures pour les atténuer.
- Coordination des intervenants : assurer une communication fluide entre les différentes parties prenantes pour garantir une compréhension mutuelle et une collaboration efficace.
- Contrôle qualité : vérifier que les livrables du projet répondent aux exigences spécifiées et aux normes de qualité requises.
- Validation finale : vérifier que le projet est conforme aux attentes du maître d’ouvrage et qu’il est prêt à être livré.
- Clôture du projet : assurer une transition en douceur vers l’exploitation ou la mise en service, tout en évaluant les performances du projet.
Chacune de ces étapes peut comporter des activités spécifiques et nécessiter des compétences en gestion de projet, en communication et en expertise technique pour assurer le succès de l’assistance à maîtrise d’ouvrage.
En résumé, l’AMO est une approche méthodique et organisée pour assurer le succès d’un projet, en supervisant chaque étape de la réalisation, en gérant les ressources et en veillant à ce que les résultats répondent aux objectifs fixés.
Quand faire appel à une assistance à maîtrise d'ouvrage ?
Vous êtes le maître d’ouvrage et ne disposez pas de toutes les compétences pour mener à bien votre projet, le traduire correctement auprès de prestataires. Vous souhaitez assurer une pleine réussite à la réalisation de votre projet et grâce à notre assistance professionnelle, nous allons vous aider à y arriver. Notre B.E.T met à profit son expertise et ses connaissances pour s’assurer que chaque aspect de votre projet est méticuleusement planifié, exécuté et contrôlé. De la création de plans de projet détaillés à la coordination des ressources et au suivi des progrès et évolutions, nous nous occupons de tout, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : développer votre entreprise !
Plusieurs moments de la vie d’une entreprise nécessitent de faire appel à une A.M.O. :
- Nouveau projet : que ce soit une salle à équiper en audiovisuel, un réaménagement des locaux avec des besoins qui auraient évolué, une extension ou une mise à niveau, il est important de faire appel à une A.M.O. pour superviser la mise en place et la conformité. En termes d’évolutions de solutions lors d’une réfection notamment, la phase d’audit de l’existant et des usages est primordiale pour adapter la technologie aux besoins et contraintes des utilisateurs.
- Le déménagement de votre entreprise : toujours stressant ! Allez-vous retrouver les fonctionnalités dont vous disposiez ? La configuration des espaces de travail collaboratifs sera-t’elle conforme aux attentes ? Aurez-vous la possibilité de travailler de manière efficiente dès la fin du déménagement ? Cette période d’une entreprise qui doit à la fois gérer la partie logistique et la partie administrative est toujours source de tension. Car il ne faut pas avoir de coupure d’activité trop longue pour ne pas avoir d’impact sur l’activité. Dans ce cadre et afin de bien respecter les timings imposés, la gestion préalable à la partie logistique, la conformité des équipements et des lieux, des implantations, … etc, il est impératif de mettre en place une gestion de projet globale.
- Migration de plateforme ou d’outils de communication : vous allez faire évoluer votre solution de visioconférence vers une autre plateforme ? Vous modifiez les fonctionnalités de réservation de ressources dans votre entreprise ? Assurer une migration, ou même une simple évolution, peut perturber le bon fonctionnement d’une entreprise si l’accompagnement au changement n’est pas fait correctement. En effet, c’est cette étape qui est décisive dans la bonne appropriation du projet par les collaborateurs. Les informer au préalable, les solliciter également, les former avant la migration puis les accompagner au fil du temps lors d’une mission plus ou moins longue.
- Convergence de technologies : c’est à ce jour les projets les plus complexes à mettre en place pour une entreprise. Pourquoi ? Cela fait appel à plusieurs ressources externes, plusieurs prestataires et surtout met à contribution très fortement les collaborateurs de l’entreprise. Vous souhaitez mener à bien un projet de communication unifiée ? Regrouper outil de collaboration et téléphonie en VoIP sur les mêmes outils ? Passer de la téléphonie traditionnelle à un softphone (logiciel de téléphonie) ? L’impact se mesurera tant sur le choix de la solution, sur le prestataire et son niveau d’accompagnement, sur l’infrastructure de votre réseau et aussi sur la gestion même de la communication et de l’accompagnement des utilisateurs, notamment au travers de processus de formation.
La réussite d'une A.M.O
Plus qu’un prestataire, nous sommes un vrai partenaire ! Grâce à notre approche rationalisée et à nos stratégies de communication efficaces, nous vous tiendrons bien informé à chaque étape du processus, en veillant à ce que vos projets soient achevés dans les délais et dans le respect du budget. Ne laissez pas la gestion de projet vous submerger – laissez-nous nous en charger avec professionnalisme et finesse.
Prenez contact avec nous dès aujourd’hui et découvrez la différence que notre assistance à la gestion de projet peut faire pour votre entreprise.