Aménagement des espaces collaboratifs

La digitalisation au service du bien-être des salariés

L’aménagement des espaces de travail doit prendre en compte les besoins et les contraintes des activités professionnelles, ainsi que les caractéristiques et usages des salariés. Si auparavant il était principalement tenu compte de l’aspect de gestion organisationnelle (services, bureaux fermés pour les responsables, opens space pour les collaborateurs, salles de réunion dédiées, … etc), c’est désormais une approche différente qui est présentée dans les entreprises. Car un bon environnement de travail est essentiel pour le bien-être, la motivation et la performance des salariés.

Avantages d'un espace de travail bien agencé

Un espace de travail collaboratif bien aménagé améliore le confort physique des salariés ; en leur offrant un mobilier ergonomique, une bonne luminosité et des outils adaptés comme de grands écrans interactifs. Cela permet de réduire les risques de troubles musculo-squelettiques, de fatigue visuelle et de stress. Vous allez également accroître la concentration des salariés en leur offrant un environnement calme, ordonné et sans distractions. Cela permet d’augmenter la productivité, la qualité du travail et la satisfaction des clients. Pour cela il est impératif de disposer d’un traitement acoustique des lieux adapté aux besoins et aux usages des collaborateurs.

Disposer d’un espace de travail bien aménagé contribue au bien-être mental des salariés en leur offrant un environnement agréable, accueillant et personnalisé : amélioration l’humeur, une motivation plus élevée et une créativité des salariés accrue. Cela facilite la collaboration et la communication entre les salariés en leur offrant des espaces de rencontre, de travail partagé et de réunion bien équipés. En plus, cela va favoriser l’échange d’idées, la résolution de problèmes et l’innovation.

Aussi, un espace de travail collaboratif bien aménagé offre un sentiment de reconnaissance et de valeur aux salariés en leur montrant que l‘entreprise se soucie de leur bien-être et agit pour améliorer leurs conditions de travail. Cela permet de renforcer le sentiment d’appartenance, l’engagement et la fidélité des salariés.

Pour finir, un espace de travail bien aménagé renforce l’image professionnelle des salariés en leur offrant un environnement moderne et soigné. Cela permet de donner une bonne impression aux visiteurs, aux partenaires et aux clients.

La bonne gestion du flex-office

Le monde du travail et de l’entreprise a changé. Ce qui ressort de ces modifications, c’est que le bureau devient un espace relationnel et de convivialité pour accroître la productivité. Avec la démocratisation du télé-travail, les entreprises ont du apprendre à gérer différemment les espaces et les bureaux. C’est ce qu’on appelle le flex-office.

Les outils de réservation de salle de réunion sont des logiciels ou des applications qui vous permettent de gérer facilement les espaces de travail et les salles de conférence. Ce type de logiciel permet de suivre l’utilisation des espaces partagés et limite les risques de surréservation. Bureaux, salles, places de stationnement, services d’entretien et de traiteur… tout peut être réservé en quelques clics.

Il existe différents types d’outils de réservation de salle de réunion, selon vos besoins et vos préférences. Certains outils sont intégrés à Microsoft Outlook, ce qui vous permet de synchroniser vos agendas et vos réservations avec vos collaborateurs ou partenaires. D’autres outils sont indépendants et offrent des fonctionnalités supplémentaires, comme la personnalisation de l’interface, la gestion des utilisateurs, la facturation, … etc.

C’est notamment le cas de Zoom Workspace Réservation qui offrira notamment :

un accès facile et rapide depuis une simple interface web pour les collaborateurs
la visibilité des postes vacants dans les espaces avec les services associés disponibles
identifier les équipements en place et accessibles
connaître les noms des personnes qui ont réservé autour de vous

Traitement acoustique de votre espace collaboratif

La gestion acoustique d’une salle de réunion consiste à optimiser la qualité sonore et l’intelligibilité de la parole dans cet espace, en tenant compte des sources sonores, des réflexions, des réverbérations et des bruits parasites. L’objectif est de faciliter la communication, la concentration et le confort des participants, ainsi que de garantir la confidentialité des échanges.

Il existe trois catégories de traitements acoustiques pour les salles de conférence : le masquage sonore, l’insonorisation et l’absorption sonore.

Le masquage sonore consiste à utiliser des dispositifs qui émettent des sons neutres, comme le bruit blanc ou le bruit rose, pour réduire la perception des bruits indésirables provenant de l’extérieur ou de l’intérieur de la salle. Le masquage sonore permet de créer une ambiance sonore plus uniforme et plus confortable, et de protéger la confidentialité des conversations.
L’insonorisation consiste à renforcer l’isolation phonique de la salle, c’est-à-dire sa capacité à empêcher la transmission des sons entre l’intérieur et l’extérieur. L’insonorisation passe par le choix de matériaux denses et étanches pour les murs, les portes, les fenêtres, le sol et le plafond. L’insonorisation permet de limiter les nuisances sonores provenant de sources extérieures, comme le trafic routier ou les activités voisines, ou de sources intérieures, comme les équipements techniques ou les autres salles.
L’absorption sonore consiste à utiliser des matériaux qui absorbent une partie de l’énergie sonore au lieu de la réfléchir. L’absorption sonore permet de réduire le temps de réverbération, c’est-à-dire la durée pendant laquelle le son persiste dans la salle après l’arrêt de la source. Un temps de réverbération trop long peut nuire à la clarté et à la compréhension du discours. L’absorption sonore peut se faire par la pose de panneaux, de dalles, de rideaux ou de tapis sur les parois ou le sol.

Le choix du traitement acoustique dépend des caractéristiques et des besoins de chaque salle. Il faut prendre en compte la taille, la forme, le volume, les matériaux, le mobilier, l’éclairage, la ventilation, le type d’usage et le nombre d’occupants de la salle. Il existe des normes et des recommandations pour définir les critères acoustiques optimaux pour les salles de réunion. Par exemple, selon la norme NF S 31-199, le temps de réverbération moyen doit être compris entre 0,6 et 1 seconde pour une salle de réunion classique.

Les outils interactifs

Souvent associés au monde scolaire, les écrans numériques interactifs sont de plus en plus présents dans les entreprises et utilisés tant pour les réunions, les sessions de brainstorming ou encore les formations. Dotés désormais d’applications logicielles puissantes, les écrans interactifs ont une facilité de mobilité grâce à des pieds adaptés. Cela les rend dont totalement disponibles et compatibles avec les environnements de flex-office.

Annoter, modifier, créer, disposer, diffuser, contrôler, … au doigt ou avec un stylet ! Une des raisons du succès croissant de l’intégration d’un écran interactif dans la conception audiovisuelle est sa capacité à créer des expériences immersives et engageantes. Cela permet aux employés de se connecter plus facilement, de partager des idées et de collaborer de manière plus efficace. Ces technologies stimulent la créativité et favorisent une communication fluide, même lorsque les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés.

Ce que veulent les collaborateurs, c’est disposer de solutions de diffusion et de présentation « comme à la maison », donc simples. Il est bien entendu important de répondre à cette demande, mais en permettant de maintenir la sécurité de l’infrastructure réseau et la bonne gestion des données. Il existe aujourd’hui un certain nombre de solutions de présentation et diffusion sans fil répondant à ces exigences.