Audit et conseil
Bureau d'études techniques en audiovisuel et en solutions de communication unifiées
Les outils collaboratifs déployés dans les entreprises ont évolué très rapidement ces dernières années. La révolution technologique qui a eu lieu, la pandémie que nous avons connu, les changements d’habitudes dans les entreprises, le besoin de flexibilité avec le télé-travail ou encore l’importance de la qualité de vie au travail, sont des facteurs qui remettent en question les besoins en termes de communication dans les entreprises.
Les entreprises ont besoin de pouvoir remettre l’humain au coeur des solutions déployées, de faire une plus grande place aux besoins réels des utilisateurs.
Bureau d’études techniques en audiovisuel et en solutions de communication unifiées, nous apportons notre expertises grâce à des études et des missions d’audit et de conseil adaptées à votre environnement et à votre écosystème.
Audit technique
La mission d’audit technique est une évaluation systématique, minutieuse, objective et approfondie des solutions de communication digitale et audiovisuelles en place. Elle vise à identifier les équipements en place, les fonctionnalités accessibles, comprendre le cheminement utilisateur, étudier les éventuelles vulnérabilités, les lacunes ou les risques potentiels dans les systèmes ou les infrastructures. La suite de cette analyse sera de proposer des recommandations pour améliorer la sécurité, l’efficacité et la conformité aux normes et réglementations lors de la mission de conseil.
L’infrastructure réseau est également un point sensible notamment sur les différentes règles de sécurité et sur les impératifs en termes de pré-requis des éditeurs qui doivent cohabiter. Il est important de définir les stratégies mises en place, d’en comprendre les mécanismes et de voir la portée que cela a sur les applications utilisées en termes de communication unifiée, que ce soit pour la messagerie instantanée, la gestion des échanges de fichiers, la solution de visioconférence ou encore la téléphonie IP.
Audit utilisateurs
Mettre l’utilisateur au coeur de la réflexion est désormais déterminant. Il est primordial d’être à l’écoute des salariés et des personnes qui vont réellement avoir l’utilité des outils déployés. Combien, par le passé, de salles de visioconférence ont été mises en service et quasi jamais utilisées ? Trop complexe, trop difficile à mettre en fonction, trop d’imprévus techniques récurrents, … etc.
Travailler avec les utilisateurs c’est à la fois gagner en confiance et en productivité (adopter les outils qui sont demandés par les salariés), et renforcer la qualité de vie au travail.
Le nombre de phases d’audit des utilisateurs sont variables, mais nous en retiendrons 3 essentielles :
- Définir un panel dans différents services avec des usages différents du fait de métiers différents
- Organiser des entretiens individuels sur les besoins et les attentes en termes de solutions globales digitales et d’environnement
- Recueillir les éléments positifs et négatifs d’un existant (lorsque c’est le cas) en termes d’usages et de fonctionnalités
Audit des environnements de travail
L’environnement de travail est devenu un élément essentiel pour les salariés dans une entreprise. La qualité de vie au travail, dont nous parlons depuis longtemps mais qui a eu du mal à se mettre en place, est désormais devenue un axe de développement des entreprises pour attirer de nouveaux talents et conserver surtout le personnel en place !
Nous analyserons donc les salles de réunion, les open space avec huddle room éventuellement associées, les dispositions des éléments, l’éclairage, les tailles d’écran, la « conformité » des équipements en place avec les tailles de salle.
Mais nous porterons surtout une analyse approfondie sur la partie acoustique. En effet, le télé-travail a rendu plus sensibles les personnes aux différents bruits dans les espaces collaboratifs, comme les open-space. 30% des télé-travailleurs reconnaissent que leur sensibilité au bruit a augmenté depuis leur reprise en présentiel. La moitié de ces télé-travailleurs (47% exactement) dit subir plus de bruit qu’à la maison.
Selon une enquête OpinionWay pour Saint-Gobain Ecophon (12/2021), un tiers des salariés juge que l’environnement sonore de leur bureau est mauvais. Ils lui donnent une note située entre 0/10 et 5/10. Et le plus important pour une entreprise est qu’en moyenne, il faut au cerveau entre 25 et 30 minutes pour se concentrer de nouveau après une distraction comme le bruit. Imaginez donc dans une réunion à plusieurs …
Mission de conseil
Notre activité de conseil se fait sur des missions courtes ou longues. Elle vise à aider une entreprise ou une organisation à améliorer l’efficacité, la pertinence et l’impact de ses outils de communication, ses espaces collaboratifs, son réseau pour les flux liés aux technologies de communication (visio et VoIP notamment) ou ses équipements audiovisuels. Cette mission comprend généralement les étapes suivantes (une fois l’audit réalisé) :
- Compréhension des objectifs : il est impératif de travailler en étroite collaboration avec l’entreprise pour comprendre ses objectifs, sa stratégie de marque et son public cible.
- Analyse de l’efficacité : l’efficacité des outils et des espaces existants sont examinés aux regards d’indicateurs de performance clés (KPI) tels que le taux d’usage, le niveau de satisfaction relevé lors de l’audit, le temps de fonctionnement, … etc.
- Recommandations d’améliorations : sur la base de l’évaluation, nous proposons des recommandations spécifiques pour optimiser ou remplacer les solutions, en identifiant les faiblesses et les opportunités d’amélioration.
- Développement d’une stratégie : nous aidons nos clients à élaborer une stratégie de mise en place cohérente et alignée sur les objectifs globaux.
- Sélection d’outils adaptés : de nouveaux outils ou des mises à niveau technologiques pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise seront également proposés.
- Formation du personnel : la formation au personnel de l’entreprise pour une utilisation plus efficace des outils déployés est primordiale. C’est le manque de formation des outils qui fait que le niveau d’adoption est si faible dans les entreprises.
- Mesure des résultats : une fois les améliorations mises en œuvre, nous suivons l’évolution des niveaux des indicateurs de performances (KPI) identifiés pour s’assurer de l’efficacité des changements apportés.
En somme, la mission de conseil vise à accompagner les entreprises à améliorer l’existant, le faire évoluer tout en s’assurant que les outils utilisés sont pertinents, cohérents, efficaces et alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Et surtout que l’adoption au sein des utilisateurs soit totalement acquise. C’est ce point qui est le plus stratégique.
Le challenge ... d'après
Adopter les bons outils, y faire adhérer les utilisateurs, les intégrer dans un environnement de travail adapté, avec un traitement acoustique répondant aux exigences de design de vos locaux et de l’image de marque, …
Le challenge qui suit est l’accompagnement sur le long termes, car les solutions évoluent et les besoins aussi. Il faut donc être en amont des technologies, de leurs applications dans votre environnement et savoir quelles seront les solutions qui vous correspondront pour ne pas avoir à tout recommencer. Cette stratégie de conseil à long termes fait partie intégrante de notre accompagnement en temps que Bureau d’études techniques.