Smart Office - Aménagement des espaces collaboratifs

La digitalisation au service du bien-être des salariés

L’aménagement des espaces de travail doit prendre en compte les besoins et les contraintes des activités professionnelles, ainsi que les caractéristiques et usages des salariés. Si auparavant il était principalement tenu compte de l’aspect de gestion organisationnelle (services, bureaux fermés pour les responsables, opens space pour les collaborateurs, salles de réunion dédiées, … etc), c’est désormais une approche différente qui est présentée dans les entreprises. Car un bon environnement de travail est essentiel pour le bien-être, la motivation et la performance des salariés.

Avantages d'un espace de travail bien agencé

Un espace de travail collaboratif bien aménagé améliore le confort physique des salariés ; en leur offrant un mobilier ergonomique, une bonne luminosité et des outils adaptés comme de grands écrans interactifs. Cela permet de réduire les risques de troubles musculo-squelettiques, de fatigue visuelle et de stress. Vous allez également accroître la concentration des salariés en leur offrant un environnement calme, ordonné et sans distractions. Cela permet d’augmenter la productivité, la qualité du travail et la satisfaction des clients. Pour cela il est impératif de disposer d’un traitement acoustique des lieux adapté aux besoins et aux usages des collaborateurs.

Disposer d’un espace de travail bien aménagé contribue au bien-être mental des salariés en leur offrant un environnement agréable, accueillant et personnalisé : amélioration l’humeur, une motivation plus élevée et une créativité des salariés accrue. Cela facilite la collaboration et la communication entre les salariés en leur offrant des espaces de rencontre, de travail partagé et de réunion bien équipés. En plus, cela va favoriser l’échange d’idées, la résolution de problèmes et l’innovation.

Aussi, un espace de travail collaboratif bien aménagé offre un sentiment de reconnaissance et de valeur aux salariés en leur montrant que l‘entreprise se soucie de leur bien-être et agit pour améliorer leurs conditions de travail. Cela permet de renforcer le sentiment d’appartenance, l’engagement et la fidélité des salariés.

Pour finir, un espace de travail bien aménagé renforce l’image professionnelle des salariés en leur offrant un environnement moderne et soigné. Cela permet de donner une bonne impression aux visiteurs, aux partenaires et aux clients.

Les outils collaboratifs au service de la créativité

La pandémie que nous avons connu en 2020 avec le COVID-19, a remis en avant la notion de Digital Workspace. Même si désormais cela induit des solutions de gestion des espaces de travail, l’idée principale reste la mise à disposition des utilisateurs un environnement au sein duquel ils peuvent consommer des services et des applications quel que soit leur lieu de travail et de n’importe quel terminal (professionnel ou personnel).

Avec le développement des outils collaboratifs comme les écrans interactifs ou les solutions de présentation / conférence sans-fil, il est de plus en plus facile de permettre à l’ensemble des utilisateurs d’accéder facilement à une interaction, qu’elle soit locale ou à distance. En effet, avec le travail hybride qui est de plus en plus répandu dans les entreprises tout comme le flex-office, les espaces ouverts agrémentent les échanges au quotidien.

Se rassembler, partager, interagir, commenter, annoter, … etc. Autant d’éléments clés dans le travail collaboratif au quotidien. La mise à disposition des outils passe par une technologie fiable et dimensionnée aux besoin de chaque entreprise. Et chaque application métier est différente. C’est pour cela que nous avons plusieurs solutions que nous pouvons proposer et intégrer dans vos espaces de travail.

Mais tous les équipements mis en place doivent aussi répondre à des critères de sécurité et de fiabilité. En effet, le BYOD (Bring your Own Device) ou l’utilisation de ses équipements personnels dans le cadre professionnel (smartphone, tablette ou encore, PC, Mac, Chromebook, … etc) oblige les services IT à promouvoir des technologies sécurisées pour le bien de l’entreprise.

Si effectivement à la base les notions de Digital Workplace ou Digital Workspace sont de disposer d’un espace de travail collaboratif virtualisé pour permettre de partager des contenus, il faut pondérer cela avec le réel.

On note que l’espace de travail collaboratif est arrivé dans l’environnement de l’entreprise : le Smart Office. C’est à dire qu’en plus d’accéder et de partager virtuellement, les utilisateurs veulent disposer d’outils permettant d’utiliser ces informations.

Les outils de travail collaboratif dans les entreprises prennent une place importante dans le cadre du Digital Workspace. C’est notamment le cas des espaces ouverts ou de salles de brainstorming, avec les écrans interactifs numériques (ENI) qui permettent tant de poser des idées que d’en partager. C’est le cas des salles de training, pour diffuser des formations et partager du savoir et des richesses liées aux différents métiers.

C’est bien entendu le cas de la salle du conseil ou directoire. N’avoir aucun câble dans la salle et ne plus demander à l’équipe de direction de venir avec tel ou tel équipement, mais les laisser travailler comme bon leur semble en collaboration et présentation sans fil en mode BYOD (Utilisez votre propre outil de travail).

Les écrans numériques interactifs (ENI)

Les solutions de présentation interactive regroupent un certain nombre de technologies dédiées à la communication des entreprises, l’enseignement et la formation. La plus célèbre des technologies actuelles est bien entendue le tableau numérique interactif (TNI) ou encore Tableau Blanc Interactif (TBI). Mais cette technologie devient de moins en moins prisée des entreprises et des utilisateurs qui y préfèrent une technologie plus simple, plus souple et plus innovante : l’écran interactif.

Avec l’écran numérique interactif (ENI), votre espace de travail collaboratif prend tout son sens et les usages sont quasi illimités !!!

Exemples d'usages des ENI

Diffusez votre contenu en filaire ou sans–fil, et contrôlez votre PC / Mac directement depuis l’écran
Annotez vos fichiers, modifiez les, complétez et travaillez à plusieurs en même temps
Enregistrez en Cloud ou en local, sur votre PC ou sur une simple clé USB
Utilisez le paperboard (tableau blanc) numérique : digitalisez vos pages, tournez les virtuellement. A la fin de votre réunion pas besoin de faire de photos pour sauvegarder, envoyez le tout par email ou branchez une clé USB
Brainstormez facilement en reprenant là où vous en étiez de manière intuitive, fluide et rapide pour les utilisateurs

Les écrans interactifs sont aujourd’hui des outils très utilisés. La qualité d’image est exceptionnelle et la sensibilité des écrans, permettant à la fois une interaction avec un stylet ou avec le doigt, donne à chacun la possibilité de s’approprier l’outil à sa manière. Intégrant naturellement un store d’applications, vous pouvez télécharger et installer un certain nombre de logiciels compatibles pour vos usages. Il est également possible pour certains écrans d’intégrer un PC directement dans l’écran, cela permet de retrouver votre éco-système au démarrage de l’écran.

Pour tout écran interactif, la suite logicielle qui vient l’accompagner, basée sur Android, permet de faciliter la gestion de vos projets, l’efficacité de vos réunions. et vos prises de décision.

Donnez de la dynamique à vos PowerPoint classiques avec une vraie expérience interactive convaincante pour votre audience. Au doigt ou au stylet, animez, annotez et pilotez votre présentation !!! Contrôlez tous vos médias et vos documents directement sur votre écran tactile et marquez des points en intégrant votre public dans votre projet.

Vos réunions, présentations, démonstrations ou encore formations sont totalement immersives !

Les outils de collaboration et de présentation sans-fil

Les câbles dans la salle de réunion, rien de plus désagréable et gênant. Aujourd’hui, nous avons la possibilité de vous proposer des solutions afin que vous puissiez diffuser vos présentations ou vos vidéos sans aucun câble en utilisant la technologie sans-fil (AirPlay, Miracast, wifi, … etc) sans avoir à choisir l’une ou l’autre. Votre vidéoprojecteur ou votre moniteur n’est plus relié avec un câble à votre poste de travail, ce qui vous donne de la flexibilité dans votre environnement de travail (salle de travail, de brainstorming, salle de formation … etc).

Les solutions de présentation sans-fil que nous préconisons permettent différentes intégrations au sein des entreprises, en fonction des choix de connexion de chacun. L’ensemble des produits que nous proposons ne nécessitent pas de modification sur les postes de travail des utilisateurs, il suffit soit de connecter en USB un module, soit de passer par votre réseau wifi.

Les avantages clés

Présentez directement votre contenu depuis votre PC, Mac, tablette, … etc sans aucun câble
Utilisez les fonctions de présentation sans-fil standardisées et normalisées ou des périphériques USB
Pas besoin de connecter un câble tiers ou de devoirs raccorder divers adaptateurs
Plus besoin de régler la résolution de son poste de travail pour bien afficher sur l’écran ou le vidéoprojecteur de la salle de réunion
Affichez plusieurs présentations ou documents en même temps sur le même écran avec un split de la surface d’affichage (idéal pour comparer 2 versions de documents)
Pas de logiciel à installer sur votre appareil

Désormais le BYOD est très développé dans les entreprises, sans compter sur les personnes externes à l’entreprise amenées à venir diffuser des contenus dans votre salle. La clé de stockage USB, à se passer de poste en poste, ayant fait son temps (notamment pour des questions de sécurité), il est important de mettre en place dans les espaces de co-working des outils adaptés. brider les usages est toujours contre-productif pour une entreprise, c’est pour cela que toutes les solutions que nous proposons sont cryptées et sécurisées afin de garantir la confidentialité des données présentées.

Avec les avancées technologiques, notamment de BARCO avec les solutions de conférence sans-fil, vous pouvez désormais à la fois diffuser le signal vers votre moniteur, mais également acquérir les flux audio et vidéo de votre visioconférence BYOD sur votre poste de travail. La technologie sans-fil est désormais optimisée pour toutes les salles de réunion et les divers espaces de collaboration.

Parce que chaque besoin est différent, nous intégrons plusieurs solutions de présentation sans-fil afin de pouvoir adapter les outils collaboratifs à votre environnement de travail. Chaque espace technologique, chaque digital workplace mérite d’avoir sa solution de conférence libre de tout câble. Nous préconisons les équipements des constructeurs Barco, AirServer et Yealink.

Les solutions de réservation de salles

Désormais la flexibilité au travail et dans les bureaux est de mise. Les bureaux sont de plus en plus non-nominatifs (flex-office), avec des open space privilégiés pour la cohésion d’entreprise. Les salles de réunion sont très prisées avec le télé-travail, car lorsque les salariés viennent au bureau, ils veulent profiter pour faire leurs meetings avec les clients, partenaires et bien entendu collègues.

Disposer d’un outil de réservation de salle visuel permet donc d’avoir en temps réel, un visuel simple devant les salles de réunion : occupée, libre et voir le planning de la journée, pour pouvoir réserver cet espace plus tard. Cela permet aussi de gérer les aspects de check-in et de check-out, pour être certain que vous n’aurez pas de réunions fantôme, à savoir une salle de réunion réservée et qui n’est finalement pas occupée.

Fournir la bonne information aux employés et leur permettre de réserver une salle directement sur place
Rendre au passé les conflits sur les réservations de vos espaces de travail (salle de réunion, espace de brainstorming, digital workspace, … etc)
Intégration totale avec vos outils de réservation habituels (Microsoft, Google, … ou autre). Pas de double manipulation pour les utilisateurs
Cliquez sur l’écran tactile ou utilisez une carte RFID et vous pourrez réserver nominativement la salle
Consultez visuellement le planning de réservation de salle de la journée et adaptez votre réservation en fonction des créneaux disponibles

Aujourd’hui, les deux principaux acteurs du marché de la communication unifiée, Zoom et Microsoft® Teams, proposent leurs applications de réservation d’espaces de travail. Nous allons plus loin en créant des ressources liées au flex-office désormais. Nous pouvons réserver tant des salles de réunion que des bureaux, nous pouvons gérer le nettoyage des salles (très utilisé depuis le COVID-19) ou encore mettre en place des capteurs de présence pour éviter les réunions « fantôme » et libérer la ressource lorsque plus personne n’est présent. Pour finir, il est également possible d’adjoindre des capteurs sensoriels pour mesurer la température de salle, le taux de CO2 (pour renouveler l’air ambiant) et nous pouvons aussi comptabiliser automatiquement le nombre de personnes dans la salle : si une salle est prévue pour 8 personnes par exemple et que 10 personnes sont présentes, un message est envoyé à l’organisateur pour l’avertir.

La réservation et une utilisation plus intelligentes des salles de réunion est au coeur des besoins des entreprises au quotidien. Depuis un simple écran tactile (tablette) positionné à l’entrée de la salle, vous affichez les réunions à venir, réservez des salles durant les heures disponibles de la journée et gérer les personnes qui ne sont pas bienvenues (les personnes qui ne veulent pas réserver mais qui viennent « squatter » votre espace de travail). La solution de réservation de salles permet également la gestion des réunions ad-hoc.

Et pour maximiser l’utilisation des salles de travail, réservez instantanément sans avoir à passer par le système de calendrier sur votre ordinateur de bureau, directement sur l’écran tactile.

La capacité « check-in » des solutions de réservation de salle encourage la ponctualité et évite que les espaces de réunion restent inoccupés. En activant le « check-in » à la salle, l’affichage de programmation débloquera la réservation de la salle si l’utilisateur ne s’enregistre pas sur la tablette. C’est la fin des réunions fantômes (shadows meeting).

Le traitement acoustique de votre espace de travail

L’audio reste le plus important dans une réunion. On peut se passer de l’image mais sans audio, on ne fait plus rien.

La correction acoustique que nous apportons, a pour but d’améliorer les qualités sonores de votre espace de travail, de votre salle de réunion ou de votre workspace. Nous portons donc une attention particulière à mixer le traitement de l‘acoustique de confort, qui vise à diminuer la gène auditive présente dans des pièces trop réverbérantes à l‘acoustique de l’écoute qui consiste à améliorer les caractéristiques d’une pièce pour rendre la retranscription audio la plus précise possible.

Bruit ambiant d’une salle de réunion :

Il est important de prévoir dans la salle de réunion une notion de bruit qui doit être minime afin de ne pas interférer avec la solution de visioconférence. Il est actuellement défini que l’oreille humaine dispose d’une perception de 20 Pa (soit 0 dB) et une limite maximum de 100 Pa (soit 134 dB). Il est également acté que dans le cadre d’une salle de visioconférence, le bruit maximum toléré que les microphones seront capables de supprimer, est de 34 dB.

Un peu de technique …

Doubler le son = + 3 dB(A)
Doubler la distance par rapport à la source = – 6 dB(A)
Quand une seconde source produit 10 dB(A) de plus que la source en question, alors cette seconde source n’est plus audible.
L’irritation de l’oreille interne commence à partir de 65 dB(A)

En effet, une conversation de réunion ou de visioconférence est de l’ordre de 44 à 46 dB(A). Pour cette raison, afin de couvrir et couper tous les bruits annexes (ventilateurs, climatisation, vidéoprojecteur, …etc), il ne faut pas excéder les 34 dB(A).

Les panneaux acoustiques ont vocation à assurer une absorption sélective en fonction des fréquences
Le Design et l’intégration dans des environnement hétérogènes, des salles de de réunion, des espaces de travail collaboratifs
Le panneau est recyclable à 100 % et ne contient pas de formaldéhyde détectable, conformément à la norme UNI EN 717-2. Il ne contient pas de feutres ou d’autres matériaux organiques difficilement recyclables
Le panneau est certifié Greenguard Gold, ce qui valide sa faible émission de COV et son contribution à la qualité de l’environnement intérieur